Giriş;
Günümüzde artan nüfus yoğunluğu, çok katlı yapıların çoğalması ve yaşam alanlarının karmaşıklaşması ile birlikte apartman ve site yönetimi, sıradan kat malikleri ya da sakinler için oldukça zor bir hale gelmiştir. Bu nedenle, yönetim işlerinin profesyonel firmalara devri giderek yaygınlaşmaktadır. Peki, apartman ve site yönetimi profesyonel bir firmaya nasıl devredilir? Bu süreçte nelere dikkat edilmelidir? İşte adım adım rehber:
1. Yasal Dayanak: Kat Mülkiyeti Kanunu
Apartman ve site yönetimi, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) No. 634 kapsamında düzenlenmiştir. Kanunun 34. ve devamı maddelerinde, yöneticinin nasıl seçileceği, görev ve sorumlulukları açıkça belirtilmiştir.
KMK 34. maddeye göre:
“Kat malikleri, ana gayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışarıdan bir kişiye ya da tüzel kişiliğe verebilirler.”
Bu madde, yönetimin bir profesyonel yönetim firmasına devrini açıkça mümkün kılmaktadır.
2. Kat Malikleri Kurulu Toplantısı ve Karar Alınması
Profesyonel yönetim firmasıyla anlaşmak için öncelikle Kat Malikleri Kurulu toplanmalıdır.
Toplantı süreci:
- Kat malikleri, olağan ya da olağanüstü genel kurul toplantısında bir araya gelir.
- Toplantı, tüm maliklere en az 15 gün önceden yazılı çağrı ile duyurulmalıdır.
- Toplantı gündeminde “profesyonel yönetim firmasıyla sözleşme yapılması” maddesi yer almalıdır.
- Oy çokluğu ile (arsa payı üzerinden) karar alınır.
3. Profesyonel Yönetim Firmasının Seçimi
Firma seçerken dikkat edilmesi gerekenler:
- Hizmet kalitesi
- Mali şeffaflık ve raporlama sistemi
- Yazılım ve dijital sistem kullanımı
- Hizmet kapsamı (temizlik, güvenlik, muhasebe, hukuk, teknik bakım vb.)
- Fiyat teklifi ve sözleşme şartları
4. Yönetim Sözleşmesinin Hazırlanması
Kat Malikleri Kurulu’nun yetkilendirdiği kişi veya kurul tarafından, seçilen profesyonel firma ile bir hizmet sözleşmesi imzalanır.
Sözleşmede yer alması gereken bazı başlıklar:
- Hizmet kapsamı (günlük işler, bakım, aidat toplama, raporlama)
- Süre (genellikle 1 yıl)
- Hizmet bedeli ve ödeme koşulları
- Sözleşmenin fesih şartları
- Denetim hakkı ve şeffaflık hükümleri
- Firma temsilcisinin yetkileri
5. Yönetimin Devir Teslim Süreci
Sözleşme imzalandıktan sonra mevcut yöneticiden veya yönetim kurulundan:
- Defterler (karar, hesap, gelen-giden evrak)
- Bina hesapları ve banka bilgileri
- Aidat takip listeleri
- Mevcut abonelik sözleşmeleri
- Teknik demirbaş ve envanter listesi
gibi tüm belgeler ve bilgiler, resmi bir tutanakla profesyonel firmaya teslim edilir.
6. Yeni Yönetimin Kat Maliklerine Bildirilmesi
Yeni yönetici (firma temsilcisi), yönetici atama tutanağı ve sözleşme ile birlikte, durumu:
- Kat maliklerine yazılı olarak
- Site ilan panosuna asarak
- Mümkünse bir tanıtım toplantısı yaparak
bildirir. Aynı zamanda, vergi dairesi ve banka gibi kurumlara da yeni yönetim bilgisi bildirilmelidir.
7. Sürekli Denetim ve Geri Bildirim
Kat malikleri, yönetimin profesyonel olması durumunda bile denetim hakkına sahiptir. Bu nedenle:
- Aylık veya üç aylık raporlar alınmalı
- Hizmetlerin kalitesi izlenmeli
- Genel kurulda yönetim değerlendirilmeli
Profesyonel firma iyi performans göstermediğinde, sözleşme süresi sonunda başka bir firma ile çalışılabilir.
Sonuç
Profesyonel yönetim firmaları, apartman ve site yaşamını daha konforlu, düzenli ve şeffaf hale getirebilir. Ancak bu sürecin başarılı olması için yasal zemine uygun hareket etmek, doğru firmayı seçmek ve sözleşme hükümlerini dikkatle hazırlamak son derece önemlidir.
